Guía de Gestión Financiera

MONTON proporciona características básicas de gestión financiera para usuarios ADMIN, incluyendo gestión de facturas y configuración de tarifas de costo. Estas características se conectan con el seguimiento de tiempo para soportar flujos de trabajo de facturación.

Resumen de Gestión Financiera

Características Disponibles

Gestión de Facturas: Creación y gestión básica de facturas (solo ADMIN)
Gestión de Tarifas de Costo: Establecer tarifas por hora para miembros del equipo (solo ADMIN)

Requisitos de Acceso

Solo Rol ADMIN: Todas las características financieras requieren permisos de rol de usuario ADMIN. Otros roles de usuario no pueden acceder a características de gestión financiera.

Gestión de Facturas

Entender las Facturas

El sistema de gestión de facturas permite a usuarios ADMIN crear y gestionar facturas de clientes. Esta característica se encuentra en Financiero > Facturas.

Acceder a Gestión de Facturas

Navegación:

Inicia sesión con rol ADMIN
Navega a Financiero > Facturas en la barra lateral
Accede a herramientas de creación y gestión de facturas

Características de Facturas

Funcionalidad básica de facturas:

Crear nuevas facturas
Gestionar facturas existentes
Rastrear estado de facturas
Enlazar facturas a proyectos y clientes

Flujo de Trabajo de Facturas

Proceso típico de facturas:

Crear Factura: Generar nueva factura para trabajo del cliente
Agregar Detalles: Incluir información del proyecto y detalles de facturación
Revisar: Verificar precisión y completitud de la factura
Enviar: Entregar factura al cliente
Rastrear: Monitorear estado de factura y pagos

Gestión de Tarifas de Costo

Entender las Tarifas de Costo

Las tarifas de costo definen las tarifas de facturación por hora para miembros del equipo. Estas tarifas se usan para calcular costos de proyectos y generar facturas precisas.

Acceder a Tarifas de Costo

Navegación:

Inicia sesión con rol ADMIN
Navega a Personas > Tarifas de Costo en la barra lateral
Accede a herramientas de configuración de tarifas

Configuración de Tarifas

Configurar tarifas de costo:

Tarifas Individuales: Establecer tarifas específicas para cada miembro del equipo
Tarifas Basadas en Roles: Configurar tarifas basadas en roles de usuario
Tarifas de Proyecto: Establecer tarifas personalizadas para proyectos específicos
Fechas Efectivas: Configurar cuándo los cambios de tarifas toman efecto

Características de Gestión de Tarifas

Funcionalidad de tarifas de costo:

Ver tarifas actuales para todos los miembros del equipo
Actualizar tarifas según sea necesario
Rastrear historial y cambios de tarifas
Aplicar tarifas al seguimiento de tiempo y facturación

Conexión con Seguimiento de Tiempo

Facturación Basada en Tiempo

Cómo funcionan las tarifas de costo con el seguimiento de tiempo:

Los miembros del equipo registran tiempo a proyectos
El sistema aplica sus tarifas por hora para calcular costos
Los costos pueden usarse para presupuestación de proyectos y facturación al cliente
Los usuarios ADMIN pueden generar facturas basadas en tiempo rastreado

Flujo de Trabajo de Facturación

De tiempo a factura:

Registro de Tiempo: Los miembros del equipo registran horas a proyectos
Aplicación de Tarifas: El sistema aplica tarifas por hora configuradas
Cálculo de Costos: Los costos totales se calculan automáticamente
Generación de Facturas: ADMIN crea facturas basadas en tiempo y costos

Conexión de Proyectos

Seguimiento Financiero de Proyectos

Aspectos financieros de proyectos:

Costos de proyectos calculados desde entradas de tiempo y tarifas
Seguimiento de presupuesto (si está configurado)
Reportes de costos para análisis de proyectos
Facturación al cliente basada en trabajo del proyecto

Reportes Financieros

Insights financieros disponibles:

Resúmenes de costos de proyectos
Desgloses de costos de miembros del equipo
Cálculos de facturación basados en tiempo
Reportes financieros básicos (a través de sección de reportes)

Mejores Prácticas

Gestión de Tarifas de Costo

Actualizaciones Regulares: Revisar y actualizar tarifas periódicamente
Tarifas Precisas: Asegurar que las tarifas reflejen valores actuales del mercado
Comunicación Clara: Informar al equipo sobre cambios de tarifas cuando sea apropiado
Seguimiento Histórico: Mantener registros de cambios de tarifas a lo largo del tiempo

Gestión de Facturas

Facturación Oportuna: Crear facturas prontamente después de finalización del trabajo
Detalles Precisos: Incluir descripciones claras del trabajo realizado
Documentación Adecuada: Mantener registros de todas las facturas
Comunicación con el Cliente: Asegurar que los clientes entiendan los procesos de facturación

Organización Financiera

Procesos Consistentes: Establecer flujos de trabajo financieros estándar
Revisiones Regulares: Conducir revisiones financieras periódicas
Precisión de Datos: Asegurar que los datos de seguimiento de tiempo y tarifas sean precisos
Registros de Respaldo: Mantener copias de respaldo de datos financieros

Limitaciones y Consideraciones

Limitaciones Actuales

Lo que NO está disponible:

Seguimiento avanzado de gastos
Gestión compleja de presupuestos
Soporte multi-moneda
Procesamiento automático de pagos
Reportes financieros avanzados
Características de cálculo de impuestos

Restricciones de Roles

Limitaciones de acceso:

Solo usuarios ADMIN pueden acceder a características financieras
Usuarios MANAGER y CONTRIBUTOR no pueden ver tarifas de costo
Usuarios GUEST no tienen acceso financiero
Los datos financieros están restringidos solo a usuarios autorizados

Solución de Problemas

Problemas Comunes

No se puede acceder a características financieras

Verifica que tengas permisos de rol ADMIN
Verifica que hayas iniciado sesión en la organización correcta
Contacta a otro admin si has perdido acceso de admin

Las tarifas de costo no se aplican correctamente

Verifica que las tarifas estén establecidas para el período de tiempo correcto
Verifica que los miembros del equipo tengan tarifas asignadas
Asegúrate de que las entradas de tiempo estén aprobadas correctamente
Verifica que las configuraciones del proyecto permitan seguimiento de costos

Problemas de creación de facturas

Confirma que tengas permisos ADMIN
Verifica que exista información de cliente y proyecto
Verifica que los campos requeridos estén completados
Asegúrate de que existan datos de tiempo para el período de facturación

Obtener Ayuda

Documentación de Admin: Revisa guías específicas de admin
Soporte de Organización: Contacta otros usuarios ADMIN en tu organización
Soporte Técnico: Contacta soporte para problemas del sistema
Orientación Financiera: Consulta con el equipo de contabilidad si está disponible

Seguridad y Privacidad

Protección de Datos Financieros

Medidas de seguridad:

Datos financieros restringidos solo a usuarios ADMIN
Transmisión y almacenamiento seguro de datos
Rastros de auditoría para actividades financieras
Controles de acceso basados en roles

Privacidad de Datos

Consideraciones de privacidad:

La información de tarifas de costo es confidencial
Los datos de facturas están protegidos
Los reportes financieros tienen control de acceso
La información financiera personal está asegurada

Próximos Pasos

Después de entender la gestión financiera:

Temas Relacionados

Configuraciones de Admin: Configuración administrativa de toda la organización
Gestión de Equipos: Gestionar miembros del equipo y roles
Guía de Seguimiento de Tiempo: Registro y gestión de tiempo
Roles de Usuario: Entender control de acceso basado en roles