Guía de Gestión de Proyectos

El sistema de gestión de proyectos de MONTON proporciona herramientas completas para planificar, ejecutar y monitorear proyectos desde el inicio hasta la finalización. El sistema soporta múltiples tipos de proyecto, colaboración en equipo y seguimiento detallado.

Resumen del Proyecto

¿Qué es un Proyecto?

Los proyectos en MONTON son contenedores de trabajo estructurados que incluyen:

Alcance definido: Objetivos y entregables claros
Asignaciones de equipo: Miembros del equipo designados y roles
Gestión de cronograma: Fechas de inicio, fechas límite e hitos
Seguimiento de presupuesto: Gestión de costos y asignación de recursos
Organización de tareas: Jerarquía de tareas estructurada y dependencias
Asociación con clientes: Enlace a clientes y partes interesadas

Tipos de Proyecto

MONTON soporta tres tipos distintos de proyecto con diferentes enfoques de facturación y gestión:

Tiempo y Materiales (T&M): Facturación basada en el tiempo real gastado y materiales utilizados
Mano de Obra (MP): Facturación basada en recursos con asignación dedicada de equipo
Llave en Mano / Fijo (KEY): Proyectos de precio fijo con entregables predeterminados

Para información detallada sobre tipos de proyecto, consulta la Guía de Tipos de Proyecto.

Crear Proyectos

Requisitos de Acceso

Quién puede crear proyectos:

ADMIN: Acceso completo para creación de proyectos
MANAGER: Puede crear y gestionar proyectos
CONTRIBUTOR: Creación limitada de proyectos (dependiente de la organización)
GUEST: No puede crear proyectos

Proceso de Creación de Proyectos

1. Navegar a Proyectos

Ve a Trabajo > Proyectos en la barra lateral
Haz clic en el botón “Crear Nuevo Proyecto”
Selecciona el tipo de proyecto si se solicita

2. Selección de Tipo de Proyecto

Elige el tipo de proyecto:

Tiempo y Materiales (T&M): Para facturación por horas basada en trabajo real
Mano de Obra (MP): Para asignación dedicada de recursos
Llave en Mano / Fijo (KEY): Para proyectos de precio fijo basados en entregables

El tipo de proyecto determina:

Enfoque de facturación y seguimiento de costos
Requisitos de seguimiento de tiempo
Métodos de asignación de recursos
Flujos de trabajo de reportes y gestión

3. Información Básica

Campos requeridos:

Nombre del proyecto: Título descriptivo del proyecto (máx. 255 caracteres)
Código del proyecto: Identificador único para el proyecto
Descripción: Descripción detallada del proyecto
Fecha de inicio: Fecha de comienzo del proyecto
Fecha de fin: Fecha de finalización esperada

Campos opcionales:

Asociación con cliente: Enlace a cliente existente
Gerente de proyecto: Asignar gerente principal del proyecto
Nivel de prioridad: Establecer prioridad del proyecto (Alta, Media, Baja)
Estado: Estado inicial del proyecto

4. Asignación de Equipo

Opciones de personal:

Gerente de proyecto: Líder principal del proyecto
Miembros del equipo: Colaboradores asignados
Definiciones de roles: Roles específicos para miembros del equipo
Niveles de acceso: Definir permisos de miembros del equipo

5. Presupuesto y Recursos

Configuración financiera:

Presupuesto total: Presupuesto general del proyecto
Tarifas por hora: Estructura de tarifas para diferentes roles
Seguimiento de costos: Habilitar/deshabilitar monitoreo de costos
Configuraciones de facturación: Configuración de facturación al cliente

6. Configuraciones del Proyecto

Opciones de configuración:

Seguimiento de tiempo: Habilitar registro de tiempo para el proyecto
Gestión de tareas: Configurar estructura de tareas
Seguimiento de hitos: Definir hitos clave del proyecto
Reportes: Configurar preferencias de reportes del proyecto

Estructura del Proyecto

Panel del Proyecto

Sección de resumen:

Resumen del proyecto y métricas clave
Indicadores de progreso y estado
Actividad reciente y actualizaciones
Botones de acción rápida

Métricas clave:

Porcentaje de finalización: Progreso general del proyecto
Tiempo gastado: Total de horas registradas
Utilización de presupuesto: Gastado vs. presupuesto asignado
Utilización del equipo: Eficiencia de asignación de recursos

Secciones del Proyecto

Pestaña de Resumen

Resumen del proyecto: Información de proyecto de alto nivel y estado
Métricas clave: Estadísticas importantes del proyecto
Indicadores de estado: Salud actual del proyecto

Pestaña de Resumen

Resumen del proyecto: Información detallada del proyecto
Estadísticas clave: Métricas importantes del proyecto
Indicadores de estado: Salud actual del proyecto

Pestaña de Tareas

Gestión de tareas: Crear, editar y gestionar tareas del proyecto
Asignaciones de tareas: Asignar tareas a miembros del equipo
Seguimiento de progreso: Monitorear estado de finalización de tareas
Organización de tareas: Organizar tareas por prioridad y estado

Pestaña de Personal

Asignaciones de equipo: Gestionar miembros del equipo del proyecto
Asignaciones de roles: Definir roles y responsabilidades de miembros del equipo
Asignación de recursos: Asignar miembros del equipo al trabajo del proyecto

Pestaña de Archivos y Enlaces

Gestión de archivos: Subir y gestionar archivos del proyecto
Compartir documentos: Compartir documentos con miembros del equipo
Gestión de enlaces: Gestionar enlaces y recursos relacionados con el proyecto

Pestaña de Actualizaciones

Actualizaciones del proyecto: Publicar y ver actualizaciones de estado del proyecto
Comunicación: Comunicación y anuncios del equipo
Feed de actividad: Historial cronológico de actividad del proyecto

Gestión de Tareas

Crear Tareas

Proceso de creación de tareas:

Navega a la pestaña de Tareas del proyecto
Haz clic en “Agregar Tarea” o “Crear Subtarea”
Completa los detalles de la tarea
Asigna miembros del equipo
Establece fechas límite y prioridades

Propiedades de la tarea:

Nombre de la tarea: Título descriptivo de la tarea
Descripción: Requisitos detallados de la tarea
Asignado: Miembro del equipo responsable
Fecha de vencimiento: Fecha límite de la tarea
Prioridad: Nivel de importancia de la tarea
Estado: Estado actual de la tarea
Horas estimadas: Estimación de tiempo
Etiquetas: Etiquetas de categorización

Jerarquía de Tareas

Estructura de organización:

Tareas padre: Categorías principales de tareas
Subtareas: Elementos de trabajo detallados
Dependencias: Relaciones de tareas
Hitos: Puntos de logro clave

Gestión de Estado de Tareas

Opciones de estado:

No Iniciado: Tarea aún no comenzada
En Progreso: Actualmente siendo trabajada
En Revisión: Esperando aprobación o retroalimentación
Completado: Tarea terminada exitosamente
En Espera: Temporalmente pausada
Cancelado: Tarea ya no necesaria

Colaboración en Equipo

Comunicación del Proyecto

Herramientas de comunicación:

Comentarios: Discusiones a nivel de tarea y proyecto
Notificaciones: Actualizaciones y alertas en tiempo real
Feed de actividad: Actividades cronológicas del proyecto
Compartir archivos: Gestión de documentos y activos

Acceso Basado en Roles

Roles del proyecto:

Gerente de Proyecto: Control completo del proyecto
Líder de Equipo: Liderazgo de sección o equipo
Colaborador: Ejecución de tareas y reportes
Observador: Acceso de solo lectura a información del proyecto

Características de Colaboración

Actualizaciones en tiempo real: Cambios de estado del proyecto en vivo
Sistema de menciones: Etiquetar miembros del equipo en comentarios
Adjuntos de archivos: Compartir documentos y recursos
Reportes de progreso: Actualizaciones regulares de estado

Monitoreo del Proyecto

Seguimiento de Progreso

Herramientas de monitoreo:

Barras de progreso: Indicadores visuales de finalización
Marcadores de hitos: Seguimiento de logros clave
Registro de tiempo: Tiempo real vs. estimado
Monitoreo de presupuesto: Seguimiento de costos y alertas

Reportes y Análisis

Reportes disponibles:

Reportes de estado del proyecto: Salud general del proyecto
Reportes de tiempo: Análisis detallado de seguimiento de tiempo
Reportes de presupuesto: Análisis de rendimiento financiero
Utilización del equipo: Eficiencia de asignación de recursos
Reportes de hitos: Seguimiento de logros

Indicadores Clave de Rendimiento (KPIs)

Métricas del proyecto:

Entrega a tiempo: Adherencia al cronograma
Varianza de presupuesto: Efectividad del control de costos
Métricas de calidad: Medidas de calidad de entregables
Productividad del equipo: Indicadores de eficiencia
Satisfacción del cliente: Retroalimentación de partes interesadas

Gestión de Tipos de Proyecto

Gestión de Proyectos de Tiempo y Materiales (T&M)

Enfoque clave de gestión:

Seguimiento preciso de tiempo: Asegurar que todos los miembros del equipo registren entradas de tiempo detalladas
Reportes regulares: Proporcionar a los clientes reportes frecuentes de tiempo y progreso
Flexibilidad de alcance: Gestionar requisitos en evolución y cambios de alcance
Transparencia de costos: Mantener comunicación clara sobre costos y facturación

Mejores prácticas:

Requerir descripciones detalladas del trabajo en entradas de tiempo
Configurar horarios regulares de reportes al cliente
Monitorear el cumplimiento del seguimiento de tiempo en todo el equipo
Mantener comunicación abierta sobre cambios de alcance

Gestión de Proyectos de Mano de Obra (MP)

Enfoque clave de gestión:

Asignación de recursos: Gestionar asignaciones dedicadas de miembros del equipo
Seguimiento de utilización: Monitorear utilización y disponibilidad de recursos
Planificación a largo plazo: Planificar capacidad de recursos para compromisos extendidos
Estabilidad del equipo: Mantener composición consistente del equipo cuando sea posible

Mejores prácticas:

Definir porcentajes claros de asignación de recursos
Rastrear disponibilidad y capacidad de miembros del equipo
Planificar para necesidades de escalamiento de recursos
Enfocarse en resultados en lugar de seguimiento detallado de tiempo

Gestión de Proyectos Llave en Mano/Fijo (KEY)

Enfoque clave de gestión:

Control de alcance: Gestión estricta del alcance del proyecto y entregables
Seguimiento de hitos: Monitorear progreso contra hitos definidos
Gestión de cambios: Proceso formal para manejar cambios de alcance
Control de costos: Gestionar costos internos contra precio fijo del proyecto

Mejores prácticas:

Definir alcance detallado del proyecto y criterios de aceptación
Implementar procesos formales de solicitud de cambios
Rastrear costos reales contra precio fijo para rentabilidad
Enfocarse en entrega eficiente dentro del cronograma acordado

Plantillas de Proyecto

Usar Plantillas

Beneficios de las plantillas:

Consistencia: Estructura de proyecto estandarizada
Eficiencia: Configuración de proyecto más rápida
Mejores prácticas: Metodologías de proyecto probadas
Personalización: Adaptable a necesidades específicas

Tipos de plantillas:

Plantillas de proyecto de cliente: Estructura estándar de trabajo de cliente
Plantillas de proyecto interno: Marcos de iniciativas internas
Plantillas de proyecto ágil: Metodologías Scrum y Kanban
Plantillas en cascada: Gestión de proyectos tradicional

Crear Plantillas Personalizadas

Creación de plantillas:

Configurar un proyecto con la estructura deseada
Configurar tareas, hitos y ajustes
Guardar como plantilla para uso futuro
Compartir plantillas con miembros del equipo

Características Avanzadas

Dependencias del Proyecto

Gestión de dependencias:

Dependencias proyecto a proyecto: Relaciones entre proyectos
Dependencias de tareas: Requisitos secuenciales de tareas
Dependencias de recursos: Gestión de recursos compartidos
Dependencias de cronograma: Coordinación de horarios

Características Avanzadas del Proyecto

Funcionalidad mejorada:

Seguimiento de progreso: Actualizaciones manuales de progreso y cálculos
Notificaciones: Alertas y recordatorios del proyecto
Reportes: Reportes y análisis específicos del proyecto
Gestión de flujo de trabajo: Procesos de proyecto estructurados

Mejores Prácticas

Configuración del Proyecto

Objetivos claros: Definir metas específicas y medibles
Cronogramas realistas: Establecer fechas límite alcanzables
Personal apropiado: Asignar miembros del equipo apropiados
Planificación de presupuesto: Establecer expectativas de presupuesto realistas
Evaluación de riesgos: Identificar riesgos potenciales del proyecto

Gestión Continua

Actualizaciones regulares: Mantener el estado actual del proyecto
Comunicación del equipo: Fomentar comunicación abierta
Monitoreo de progreso: Rastrear progreso consistentemente
Resolución de problemas: Abordar problemas prontamente
Documentación: Mantener registros exhaustivos del proyecto

Cierre del Proyecto

Entregables finales: Asegurar que todos los entregables estén completos
Aprobación del cliente: Obtener aprobación final del cliente
Retroalimentación del equipo: Recopilar lecciones aprendidas
Documentación: Archivar información del proyecto
Celebración: Reconocer logros del equipo

Solución de Problemas

Problemas Comunes

No se pueden crear proyectos

Verifica tu rol de usuario y permisos
Verifica que las configuraciones de la organización permitan creación de proyectos
Contacta al admin si se necesita acceso

Funciones del proyecto faltantes

Confirma que tu rol tenga acceso a funciones específicas
Verifica si las funciones están habilitadas para tu organización
Verifica configuraciones específicas del proyecto

Los miembros del equipo no pueden acceder al proyecto

Asegúrate de que los miembros del equipo estén asignados correctamente
Verifica permisos de usuarios individuales
Verifica membresía de la organización

El seguimiento de presupuesto no funciona

Confirma que las funciones de presupuesto estén habilitadas
Verifica si las tarifas de costo están configuradas correctamente
Verifica permisos de usuario para datos financieros

Obtener Ayuda

Documentación del proyecto: Revisa ayuda específica del proyecto
Colaboración del equipo: Pide asistencia a miembros del equipo
Soporte de admin: Contacta administradores de la organización
Soporte técnico: Comunícate para problemas del sistema

Próximos Pasos

Después de dominar la gestión de proyectos:

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