Guía de Seguimiento de Tiempo

El sistema de seguimiento de tiempo de MONTON proporciona herramientas completas para registrar horas de trabajo, gestionar hojas de tiempo y generar reportes detallados de tiempo. El sistema soporta seguimiento de tiempo basado en proyectos, flujos de trabajo de aprobación y análisis detallado.

Resumen del Seguimiento de Tiempo

Propósito y Beneficios

Por qué rastrear tiempo:

Costeo de proyectos: Cálculo preciso de costos de proyecto
Precisión de facturación: Facturación precisa al cliente
Análisis de productividad: Entender patrones de trabajo
Planificación de recursos: Mejor asignación de recursos
Medición de rendimiento: Métricas individuales y de equipo

Componentes del Seguimiento de Tiempo

Hojas de tiempo: Interfaz de registro de tiempo personal
Asignación de proyecto: Asignación de tiempo a proyectos específicos
Seguimiento a nivel de tarea: Registro detallado de tiempo de tareas
Flujos de trabajo de aprobación: Revisión y aprobación del gerente
Reportes: Análisis completo de tiempo

Acceder al Seguimiento de Tiempo

Navegación

Puntos de acceso principales:

Tiempo > Hoja de Tiempo: Gestión de hoja de tiempo personal
Tiempo > Aprobaciones: Interfaz de aprobación del gerente (MANAGER/ADMIN)
Widgets del panel: Entrada rápida de tiempo y resumen
Páginas de proyecto: Registro de tiempo específico del proyecto

Permisos de Usuario

Acceso basado en roles:

ADMIN: Acceso completo a todos los datos de tiempo y configuraciones
MANAGER: Capacidades de revisión y aprobación de tiempo del equipo
CONTRIBUTOR: Gestión de hoja de tiempo personal
GUEST: Acceso limitado o nulo al seguimiento de tiempo

Hoja de Tiempo Personal

Interfaz de Hoja de Tiempo

Componentes del diseño:

Vista de calendario: Cuadrícula de entrada de tiempo semanal o diaria
Selector de proyecto: Elegir proyectos para entrada de tiempo
Selector de tarea: Seleccionar tareas específicas (si aplica)
Campos de entrada de tiempo: Entrada de horas y minutos
Campo de descripción: Descripción del trabajo y notas
Indicadores de estado: Estado de entrada (borrador, enviado, aprobado)

Métodos de Entrada de Tiempo

Entrada Manual

Proceso paso a paso:

Navega a Tiempo > Hoja de Tiempo
Selecciona la fecha para entrada de tiempo
Elige proyecto del menú desplegable
Selecciona tarea (si el seguimiento a nivel de tarea está habilitado)
Ingresa horas trabajadas (formato: HH:MM o decimal)
Agrega descripción del trabajo realizado
Guarda entrada

Formatos de entrada:

Horas decimales: 1.5 (1 hora 30 minutos)
Formato de tiempo: 1:30 (1 hora 30 minutos)
Entrada rápida: Incrementos comunes de tiempo (0.25, 0.5, 1.0)

Entrada Rápida

Registro rápido de tiempo:

Trabajo de hoy: Entrada rápida para el día actual
Proyectos recientes: Acceso a proyectos usados recientemente
Entradas de plantilla: Entradas de tiempo comunes guardadas
Entrada masiva: Múltiples entradas a la vez

Entrada Basada en Cronómetro

Seguimiento en tiempo real:

Iniciar cronómetro: Comenzar seguimiento del trabajo actual
Selección de proyecto: Elegir proyecto mientras el cronómetro funciona
Pausar/reanudar: Interrumpir y continuar cronometraje
Parar y guardar: Completar entrada con cálculo automático de tiempo

Validación de Entrada de Tiempo

Reglas de validación:

Horas diarias máximas: Prevenir entradas diarias excesivas
Incrementos mínimos de tiempo: Hacer cumplir bloques mínimos de tiempo
Acceso al proyecto: Verificar que el usuario pueda registrar tiempo al proyecto
Restricciones de fecha: Prevenir entradas de fechas futuras
Entradas superpuestas: Verificar conflictos de tiempo

Seguimiento de Tiempo Basado en Proyectos

Asignación de Tiempo del Proyecto

Configuración del proyecto:

Habilitar seguimiento de tiempo: Configuración de seguimiento de tiempo a nivel de proyecto
Asignaciones de equipo: Definir quién puede registrar tiempo
Estructuras de tarifas: Tarifas por hora para diferentes roles
Límites de presupuesto: Restricciones de presupuesto de tiempo

Seguimiento a Nivel de Tarea

Registro detallado de tiempo:

Selección de tarea: Elegir tareas específicas para entrada de tiempo
Progreso de tarea: Cálculo automático de progreso basado en tiempo
Estimado vs. real: Comparar tiempo planificado y real
Finalización de tarea: Marcar tareas como completas basado en tiempo registrado

Reportes de Tiempo del Proyecto

Análisis específico del proyecto:

Tiempo total: Tiempo acumulativo del proyecto
Desglose del equipo: Tiempo por miembro del equipo
Análisis de tareas: Distribución de tiempo a través de tareas
Vista de cronograma: Entradas de tiempo durante la duración del proyecto

Flujos de Trabajo de Aprobación

Envío de Hoja de Tiempo

Proceso de envío:

Completar entradas de tiempo para el período
Revisar entradas para precisión
Enviar hoja de tiempo para aprobación
Esperar revisión y aprobación del gerente

Requisitos de envío:

Entradas completas: Todos los campos requeridos completados
Cantidades de tiempo válidas: Entradas de tiempo razonables
Autorización del proyecto: Acceso a proyectos registrados
Calidad de descripción: Descripciones de trabajo adecuadas

Proceso de Aprobación del Gerente

Para usuarios MANAGER y ADMIN:

Interfaz de Revisión

Hojas de tiempo del equipo: Lista de hojas de tiempo enviadas
Detalles de entrada: Vista detallada de entradas de tiempo
Acciones de aprobación: Aprobar, rechazar o solicitar cambios
Acciones masivas: Aprobar múltiples hojas de tiempo a la vez

Acciones de Aprobación

Acciones disponibles:

Aprobar: Aceptar hoja de tiempo como se envió
Rechazar: Devolver hoja de tiempo con retroalimentación
Solicitar cambios: Pedir modificaciones específicas
Aprobación parcial: Aprobar algunas entradas, rechazar otras

Criterios de Aprobación

Consideraciones de revisión:

Razonabilidad del tiempo: Cantidades de tiempo apropiadas
Validez del proyecto: Asignaciones correctas de proyecto
Calidad de descripción: Descripciones de trabajo adecuadas
Cumplimiento de presupuesto: Dentro de presupuestos del proyecto

Notificaciones de Aprobación

Sistema de notificaciones:

Alertas de envío: Notificar a gerentes de nuevos envíos
Confirmaciones de aprobación: Confirmar aprobación a empleados
Avisos de rechazo: Explicar razones de rechazo
Notificaciones de recordatorio: Seguimiento en aprobaciones pendientes

Reportes y Análisis de Tiempo

Reportes de Tiempo Personal

Análisis individual:

Resúmenes diarios: Desglose de tiempo por día
Reportes semanales: Asignación de tiempo semanal
Análisis mensual: Tendencias de productividad mensual
Distribución de proyecto: Tiempo a través de diferentes proyectos

Reportes de Tiempo del Equipo

Análisis del gerente y admin:

Utilización del equipo: Productividad general del equipo
Análisis de tiempo del proyecto: Tiempo gastado en cada proyecto
Rendimiento individual: Comparaciones de miembros del equipo
Seguimiento de horas extra: Monitoreo de horas excesivas

Reportes Avanzados

Análisis completo:

Facturable vs. no facturable: Análisis de tiempo generador de ingresos
Métricas de eficiencia: Mediciones de productividad
Análisis de tendencias: Patrones de seguimiento de tiempo a lo largo del tiempo
Varianza de presupuesto: Comparación de tiempo planificado vs. real

Mejores Prácticas de Seguimiento de Tiempo

Entrada Precisa de Tiempo

Pautas para precisión:

Registrar tiempo diariamente: Ingresar tiempo regularmente, no en lotes
Ser específico: Proporcionar descripciones detalladas del trabajo
Redondear apropiadamente: Usar prácticas de redondeo consistentes
Rastrear descansos: Contabilizar tiempo no laboral apropiadamente
Revisar antes del envío: Verificar entradas para precisión

Gestión Productiva del Tiempo

Consejos de eficiencia:

Usar cronómetros: Rastrear tiempo en tiempo real cuando sea posible
Categorizar trabajo: Distinguir entre diferentes tipos de trabajo
Establecer recordatorios: Usar notificaciones para recordar entrada de tiempo
Agrupar tareas similares: Agrupar trabajo similar para mejor seguimiento
Revisiones regulares: Analizar patrones de tiempo para mejora

Gestión de Tiempo del Proyecto

Prácticas enfocadas en proyecto:

Entender alcance del proyecto: Saber qué trabajo cuenta hacia proyectos
Rastrear progreso de tareas: Usar tiempo para medir finalización de tareas
Monitorear presupuestos: Estar consciente de presupuestos de tiempo del proyecto
Comunicar problemas: Reportar preocupaciones relacionadas con tiempo del proyecto
Documentar exhaustivamente: Proporcionar descripciones claras del trabajo

Características Avanzadas

Características Avanzadas de Seguimiento de Tiempo

Funcionalidad mejorada:

Plantillas de entrada de tiempo: Guardar patrones comunes de entrada de tiempo
Operaciones masivas: Modificaciones masivas de entrada de tiempo
Historial de entrada de tiempo: Revisar y editar entradas pasadas
Reportes de seguimiento de tiempo: Análisis detallado de tiempo

Acceso Móvil de Seguimiento de Tiempo

Capacidades móviles:

Interfaz responsiva para móviles: Seguimiento de tiempo en dispositivos móviles
Entrada offline: Registrar tiempo sin conexión a internet
Notificaciones push: Recordatorios móviles de entrada de tiempo
Sincronización: Sincronización automática cuando se restaura la conexión

Solución de Problemas

Problemas Comunes

No se puede registrar tiempo al proyecto

Verifica que estés asignado al proyecto
Verifica si el seguimiento de tiempo está habilitado para el proyecto
Confirma que el proyecto esté activo y no archivado
Contacta al gerente del proyecto para acceso

Errores de validación de entrada de tiempo

Verifica formato de tiempo (usa HH:MM o decimal)
Verifica que la fecha no esté en el futuro
Asegúrate de tener acceso al proyecto seleccionado
Revisa límites máximos de horas diarias

Problemas de envío de hoja de tiempo

Completa todos los campos requeridos
Asegúrate de que todas las entradas tengan descripciones
Verifica entradas de tiempo superpuestas
Verifica que las asignaciones de proyecto sean válidas

Problemas de flujo de trabajo de aprobación

Confirma que la hoja de tiempo fue enviada correctamente
Verifica con el gerente sobre el estado de aprobación
Verifica que el flujo de trabajo de aprobación esté configurado
Revisa retroalimentación de rechazo si aplica

Obtener Ayuda

Documentación de seguimiento de tiempo: Revisa guías detalladas de seguimiento de tiempo
Asistencia del gerente: Pregunta a tu gerente sobre políticas de seguimiento de tiempo
Soporte de admin: Contacta administradores de la organización
Soporte técnico: Reporta problemas del sistema

Conexión con Otras Características

Conexión de Gestión de Proyectos

Seguimiento de tiempo de tareas: Registrar tiempo directamente a tareas del proyecto
Presupuestos del proyecto: El seguimiento de tiempo afecta cálculos de presupuesto del proyecto
Actualizaciones de progreso: El tiempo registrado actualiza el progreso del proyecto
Asignación de recursos: Los datos de tiempo informan la planificación de recursos

Conexión Financiera

Cálculo de costos: Tiempo multiplicado por tarifas para costos del proyecto
Preparación de facturación: Datos de tiempo usados para facturación al cliente
Análisis de presupuesto: Costos de tiempo comparados con presupuestos del proyecto

Próximos Pasos

Después de dominar el seguimiento de tiempo:

Temas Relacionados

Gestión de Proyectos: Gestionar proyectos con seguimiento de tiempo
Gestión de Equipos: Gestionar tiempo y productividad del equipo
Resumen de Reportes: Características completas de reportes
Configuraciones de Usuario: Preferencias personales de seguimiento de tiempo