Guía de Gestión de Equipos

El sistema de gestión de equipos de MONTON proporciona herramientas completas para gestionar miembros de la organización, asignar roles, rastrear rendimiento del equipo y mantener la estructura organizacional. El sistema soporta control de acceso basado en roles y análisis detallado del equipo.

Resumen de Gestión de Equipos

Componentes Principales

Gestión de Usuarios: Agregar, remover y gestionar miembros del equipo
Asignación de Roles: Definir roles de usuario y permisos
Organización del Equipo: Estructurar equipos y departamentos
Seguimiento de Rendimiento: Monitorear productividad y utilización del equipo
Gestión de Tarifas de Costo: Establecer y gestionar tarifas por hora

Requisitos de Acceso

Quién puede gestionar equipos:

ADMIN: Capacidades completas de gestión de equipos
MANAGER: Gestión limitada de equipos (no puede modificar usuarios admin)
CONTRIBUTOR: Puede invitar usuarios pero no puede gestionar existentes
GUEST: Sin acceso a gestión de equipos

Gestión de Usuarios

Agregar Miembros del Equipo

Proceso de Invitación

Navega a Personas > Gestión de Equipos
Haz clic en “Invitar Usuario” o “Agregar Miembro del Equipo”
Elige método de invitación:
- Código de invitación de organización: Compartir código existente
- Invitación directa: Enviar invitación personalizada
- Invitación masiva: Invitar múltiples usuarios a la vez

Información de Invitación

Detalles requeridos:

Dirección de email: Email del invitado para creación de cuenta
Rol inicial: Asignación de rol inicial
Mensaje de bienvenida: Mensaje personalizado opcional

Configuraciones opcionales:

Asignación de departamento: Departamento organizacional
Asignaciones de proyecto: Acceso inicial a proyectos
Asignación de gerente: Designación de supervisor directo
Fecha de inicio: Cuándo el usuario debe comenzar

Gestionar Usuarios Existentes

Gestión de Perfiles de Usuario

Información de usuario editable:

Detalles personales: Nombre, información de contacto
Asignación de rol: Rol de usuario y permisos
Departamento: Asignación de unidad organizacional
Relación de gerente: Estructura de reportes
Estado: Activo, inactivo o suspendido

Acciones de Usuario

Acciones de gestión disponibles:

Editar perfil: Actualizar información del usuario
Cambiar rol: Modificar permisos del usuario
Desactivar usuario: Deshabilitar acceso temporalmente
Remover usuario: Remover permanentemente de la organización
Restablecer contraseña: Forzar restablecimiento de contraseña
Ver actividad: Revisar registros de actividad del usuario

Gestión de Estado de Usuario

Estados de Usuario

Opciones de estado:

Activo: Acceso completo a características asignadas
Inactivo: Acceso deshabilitado temporalmente
Pendiente: Invitación enviada pero aún no aceptada
Suspendido: Acceso restringido debido a violaciones de políticas

Cambios de Estado

Gestionar estado de usuario:

Activación: Habilitar acceso para usuarios inactivos
Desactivación: Deshabilitar acceso de usuario temporalmente
Suspensión: Restringir acceso mientras se mantienen registros
Reactivación: Restaurar acceso para usuarios suspendidos

Gestión de Roles

Entender los Roles

Los roles definen a qué pueden acceder y hacer los usuarios dentro de la organización. Cada rol tiene permisos específicos y acceso a características.

Jerarquía de Roles

ADMIN: Control organizacional completo
MANAGER: Gestión de equipos y proyectos
CONTRIBUTOR: Capacidades de usuario estándar
GUEST: Acceso limitado a recursos asignados

Asignación de Roles

Asignar Roles

Proceso de asignación de roles:

Navega al perfil de usuario o gestión de equipos
Selecciona usuario a modificar
Elige nuevo rol del menú desplegable
Confirma cambio de rol
Los permisos del usuario se actualizan inmediatamente

Consideraciones de Cambio de Rol

Factores importantes:

Acceso a datos: Los cambios de rol afectan la visibilidad de datos
Acceso a características: Diferentes roles tienen diferentes capacidades
Trabajo existente: Considerar impacto en asignaciones actuales
Dinámicas del equipo: Los cambios de rol afectan la estructura del equipo

Configuración de Roles Personalizados

Roles específicos de la organización:

Jefes de departamento: Roles de gestión especializados
Líderes de proyecto: Liderazgo específico del proyecto
Enlaces con clientes: Roles orientados al cliente
Especialistas técnicos: Definiciones de roles basadas en habilidades

Organización del Equipo

Estructura Organizacional

Departamentos y Equipos

Unidades organizacionales:

Departamentos: Divisiones organizacionales funcionales
Equipos: Grupos basados en proyectos o habilidades
Líneas de reporte: Jerarquía de gestión
Equipos multifuncionales: Colaboración multi-departamental

Jerarquía del Equipo

Estructura de gestión:

Nivel organizacional: Gestión organizacional de alto nivel
Nivel departamental: Liderazgo departamental
Nivel de equipo: Gestión directa del equipo
Nivel individual: Gestión y desarrollo personal

Asignaciones de Equipo

Asignación de Equipo de Proyecto

Proceso de formación de equipo:

Definir requisitos del proyecto
Identificar habilidades y roles requeridos
Asignar miembros del equipo al proyecto
Establecer responsabilidades de miembros del equipo
Configurar permisos de acceso al proyecto

Asignación de Recursos

Gestión de recursos del equipo:

Planificación de capacidad: Entender disponibilidad del equipo
Coincidencia de habilidades: Asignar basado en capacidades
Balance de carga de trabajo: Distribuir trabajo uniformemente
Entrenamiento cruzado: Desarrollar miembros del equipo versátiles

Gestión de Rendimiento

Seguimiento de Rendimiento del Equipo

Indicadores Clave de Rendimiento (KPIs)

Métricas del equipo:

Productividad: Producción de trabajo y eficiencia
Utilización: Asignación y uso de tiempo
Calidad: Calidad del trabajo y satisfacción del cliente
Colaboración: Interacción y cooperación del equipo
Logro de objetivos: Tasas de finalización de objetivos

Análisis de Rendimiento

Reportes disponibles:

Rendimiento individual: Métricas de productividad personal
Rendimiento del equipo: Análisis colectivo del equipo
Análisis departamental: Efectividad departamental
Análisis de tendencias: Patrones de rendimiento a lo largo del tiempo

Seguimiento de Utilización

Utilización de Tiempo

Métricas de utilización:

Horas facturables: Tiempo cobrable al cliente
Horas no facturables: Tiempo de trabajo interno
Disponibilidad: Tiempo total de trabajo disponible
Ratios de eficiencia: Porcentajes de tiempo productivo

Reportes de Utilización de Recursos

Análisis de utilización:

Utilización individual: Asignación de tiempo personal
Utilización del equipo: Eficiencia colectiva del equipo
Utilización del proyecto: Uso de recursos específico del proyecto
Análisis de capacidad: Capacidad disponible vs. utilizada

Gestión de Tarifas de Costo

Entender las Tarifas de Costo

Las tarifas de costo definen las tarifas de facturación por hora para diferentes miembros del equipo y roles. Estas tarifas se usan para costeo de proyectos y facturación al cliente.

Establecer Tarifas de Costo

Configuración de Tarifas Individuales

Configuración de tarifas:

Navega a Personas > Tarifas de Costo
Selecciona miembro del equipo
Establece tarifa por hora
Define rango de fechas efectivas
Guarda configuración de tarifa

Categorías de Tarifas

Tipos de tarifas:

Tarifas estándar: Tarifas por hora regulares
Tarifas de horas extra: Tarifas de tiempo premium
Tarifas específicas del proyecto: Tarifas personalizadas del proyecto
Tarifas específicas del cliente: Tarifas personalizadas del cliente

Características de Gestión de Tarifas

Historial de Tarifas

Seguimiento histórico:

Cambios de tarifas: Rastrear modificaciones de tarifas a lo largo del tiempo
Fechas efectivas: Cuándo los cambios de tarifas toman efecto
Flujo de trabajo de aprobación: Proceso de aprobación de cambios de tarifas
Análisis de impacto: Efecto de cambios de tarifas en proyectos

Gestión Masiva de Tarifas

Actualizaciones eficientes de tarifas:

Actualizaciones de todo el departamento: Aplicar tarifas a departamentos enteros
Tarifas basadas en roles: Establecer tarifas por rol de usuario
Aumentos porcentuales: Aplicar aumentos de tarifas basados en porcentajes
Actualizaciones programadas: Planificar cambios futuros de tarifas

Comunicación del Equipo

Herramientas de Comunicación

Comunicación Interna

Características de comunicación del equipo:

Anuncios del equipo: Mensajería de toda la organización
Actualizaciones departamentales: Comunicación específica del departamento
Discusiones de proyecto: Conversaciones relacionadas con proyectos
Mensajería directa: Comunicación uno a uno

Gestión de Notificaciones

Preferencias de comunicación:

Notificaciones por email: Alertas de email externas
Notificaciones en la aplicación: Notificaciones internas del sistema
Notificaciones móviles: Alertas de dispositivos móviles
Categorías de notificaciones: Tipos de alertas personalizables

Reuniones y Colaboración

Reuniones del Equipo

Gestión de reuniones:

Programación de reuniones: Programar reuniones del equipo
Notas de reuniones: Registrar resultados de reuniones
Elementos de acción: Rastrear seguimientos de reuniones
Seguimiento de asistencia: Monitorear participación en reuniones

Características de Colaboración

Herramientas de colaboración del equipo:

Espacios de trabajo compartidos: Áreas de trabajo colaborativas
Compartir documentos: Gestión de documentos del equipo
Compartir conocimiento: Base de conocimiento interna
Mejores prácticas: Documentación de metodología del equipo

Análisis y Reportes del Equipo

Reportes de Rendimiento del Equipo

Reportes de Productividad

Análisis de productividad del equipo:

Métricas de producción: Tasas de finalización de trabajo
Medidas de eficiencia: Eficiencia de tiempo y recursos
Indicadores de calidad: Evaluaciones de calidad del trabajo
Tendencias de mejora: Patrones de mejora de rendimiento

Reportes de Utilización

Análisis de utilización de recursos:

Asignación de tiempo: Cómo se gasta el tiempo del equipo
Distribución de proyectos: Trabajo a través de diferentes proyectos
Análisis de capacidad: Capacidad disponible vs. utilizada
Ratios de eficiencia: Porcentajes de tiempo productivo

Análisis Avanzado

Análisis Predictivo

Insights de planificación futura:

Pronóstico de capacidad: Necesidades futuras de recursos
Predicciones de rendimiento: Rendimiento esperado del equipo
Análisis de brechas de habilidades: Necesidades de entrenamiento y contratación
Proyecciones de carga de trabajo: Distribución futura del trabajo

Análisis Comparativo

Benchmarking y comparación:

Comparaciones de equipos: Rendimiento a través de equipos
Comparaciones históricas: Rendimiento a lo largo del tiempo
Benchmarks de la industria: Estándares de rendimiento externos
Identificación de mejores prácticas: Patrones de alto rendimiento

Mejores Prácticas

Construcción de Equipos

Definición clara de roles: Definir roles y responsabilidades claramente
Incorporación efectiva: Orientación completa de nuevos miembros
Comunicación regular: Mantener canales de comunicación abiertos
Desarrollo de habilidades: Invertir en crecimiento de miembros del equipo
Programas de reconocimiento: Reconocer y recompensar buen rendimiento

Gestión de Rendimiento

Retroalimentación regular: Proporcionar retroalimentación consistente de rendimiento
Establecimiento de objetivos: Establecer objetivos claros y medibles
Revisiones de rendimiento: Conducir evaluaciones regulares de rendimiento
Planificación de desarrollo: Crear planes de desarrollo individual
Progresión de carrera: Proporcionar oportunidades de avance

Gestión de Recursos

Planificación de capacidad: Planificar asignación de recursos efectivamente
Coincidencia de habilidades: Asignar trabajo basado en capacidades
Balance de carga de trabajo: Distribuir trabajo uniformemente a través del equipo
Entrenamiento cruzado: Desarrollar miembros del equipo versátiles
Planificación de sucesión: Prepararse para transiciones de roles

Solución de Problemas

Problemas Comunes

No se pueden invitar nuevos usuarios

Verifica tus permisos de rol para gestión de usuarios
Verifica que la organización tenga licencias de usuario disponibles
Asegúrate de que las direcciones de email de invitación sean válidas
Contacta al admin si las características de invitación están deshabilitadas

Los cambios de rol no toman efecto

Actualiza el navegador o cierra sesión y vuelve a iniciar
Verifica si el cambio de rol fue guardado correctamente
Verifica que tengas permiso para cambiar roles
Contacta al admin para problemas de asignación de roles

El miembro del equipo no puede acceder a características

Verifica que el rol del usuario tenga permisos apropiados
Verifica si el usuario está asignado correctamente a proyectos
Asegúrate de que la cuenta del usuario esté activa y no suspendida
Revisa configuraciones de características a nivel organizacional

Problemas de tarifas de costo

Verifica que tengas permiso para ver/editar tarifas
Verifica si las tarifas están configuradas correctamente para rangos de fechas
Asegúrate de que las tarifas estén aprobadas si existe flujo de trabajo de aprobación
Contacta al admin para problemas de gestión de tarifas

Obtener Ayuda

Documentación de gestión de equipos: Revisa guías detalladas del equipo
Soporte de admin: Contacta administradores de la organización
Recursos de RR.HH.: Accede a soporte de recursos humanos
Soporte técnico: Reporta problemas del sistema

Próximos Pasos

Después de dominar la gestión de equipos:

Temas Relacionados

Roles y Permisos de Usuario: Entender control de acceso basado en roles
Configuraciones de Organización: Configurar preferencias organizacionales
Análisis de Rendimiento: Medición de rendimiento del equipo
Gestión de Proyectos: Gestionar proyectos con equipos